Betriebswirtschaftliche Assistenz der Geschäftsleitung (m/w)

14.09.2020

Wir wachsen und vergrößern unser Team. Daher suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt:

 

Betriebswirtschaftliche Assistenz der Geschäftsleitung / Projektkoordinator / Unterstützung für das Sekretariat mit Schwerpunkt Controlling/Finanzen/Abrechnung (m/w/d)

 

Ihre primären Aufgaben:

  • Unterstützung im Planungs- und Budgetierungsprozess
  • Nicht-wissenschaftliche Koordination von Projekten mit Datenbankpflege
  • Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse und Abläufe (Qualitätsmanagement)
  • Periodische Berichterstattung (Monatsendauswertung, Quartalsberichte, Financial Reports inkl. Dateneingabe und Abweichungsanalysen) + Erstellung von Ad-hoc-Analysen/Zwischenauswertungen
  • Rechnungsprüfung und Freigabe
  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Verantworten eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäftes inkl. Verfolgung von Vorgängen
  • Elektronische (und noch physische) Aktenführung
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen von Geschäftsreisen
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
  • Organisation, Vorbereitung, ggf. Protokollerstellung und Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen
  • Erstellung von Präsentationen

 

Die Position umfasst ferner:

  • Vertretung Ihrer Assistenz-KollegInnen inkl. Kundenbetreuung, d.h.:
  • Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung
  • Korrespondenz mit externen Dienstleistern + Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Lebensmitteln
  • Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale und inhaltliche Richtigkeit
  • Interne und externe Terminkoordination und -pflege
  • Sichtung der zumeist elektronischen Eingangspost + Annahme von Telefonaten, korrekte Priorisierung
  • Sichern einer reibungslosen Kommunikation zwischen internen und externen Partnern
  • Empfang und Bewirtung der externen Besucher, Repräsentation des Arbeitgebers nach außen
  • Schreiben von Korrespondenz nach VorgabRecherchen im Internet/in Datenbanken

 

Berufliche/Fachliche Qualifikationen:

  • Abgeschlossene Ausbildung (z.B. HAK, HLW, kaufmännische Ausbildung, Abschluss B.Sc. im Bereich Finanzen/Controlling) und mindestens 2-jährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einem Unternehmen des Gesundheitsmarkts (Klinik, CRO etc)
  • Gute Kenntnisse einer Buchhaltungssoftware (z.B. BMD) inkl. sehr guter Anwenderkenntnisse in MS Office (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
  • Sehr gute Kenntnisse moderner elektronischer Kommunikationsformen
  • Exzellente und sichere Beherrschung der deutschen Sprache und Rechtschreibung in mündlicher und schriftlicher Kommunikation
  • Exzellente Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift, eine weitere Sprache ist von Vorteil
  • Fundierte Kenntnisse im Sekretariatsbereich von Vorteil

 

Ihre persönlichen Anforderungen:

  • Freude am Umgang mit Zahlen
  • Erfahrung in der wirtschaftlich orientierten Führung von Projekten
  • Selbstständige, strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise
  • Souveränes, repräsentatives und freundliches Auftreten
  • Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
  • Hohe Serviceorientierung, Humor und Authentizität
  • Interesse am Gesundheitswesen

 

Wir sind:

das unabhängige, inhabergeführte medizinisch-academische Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen zur Konzeption, Planung, Durchführung und Analyse von präklinischen und klinischen Studien.

 

Wir bieten:

  • Modernen Arbeitsplatz in Vollzeit (40 h/w) in Berlin
  • Spannende Aufgaben in einer zukunftsorientierten Branche mit abwechslungsreichen Projekten im Bereich der klinischen Forschung zur Umsetzung von Regularien und Gesetzen für modernste Innovationen
  • Engagiertes Kollegium
  • EDV-Ausstattung mit stetem Update
  • Etablierte Standardprozesse, Qualitätsmanagement und innovatives Denken
  • Strukturierte und gründliche Einarbeitung sowie Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Mög­lichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen umzusetzen
  • Vorteile sicherer Auftragslage durch zufriedene Stammkunden und stetige Auslastung des Büros
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege in etabliertem und langjährigem Team sowie wertschätzende Vorgesetzte, die auf Augenhöhe kommunizieren
  • Selbstverständnis von Arbeit und Freizeit

 

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, nur gelegentlich außerhalb Regelbürozeiten

Die Vergütung erfolgt je nach Berufserfahrung und entsprechender Qualifikation.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte per E-Mail an: info_at_mediacc.de