Kaufmännische’r Angestellte‘r

30.10.2020

 Wir wachsen und vergrößern unser Team. Daher suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt:

                                                  

                            Kaufmännische’r Angestellte‘r (m/w/d)

 

 Ihre primären Aufgaben:

 

  • Kaufmännische Auftragsabwicklung von Inlands- und Auslandsgeschäften
  • Überwachung und Erfassung von Zahlungseingängen; Abwicklung Zahlungsverkehr
  • Personaladministration wie z.B. Personalaktenverwaltung, Zeiterfassung, Überwachung und Einhalten von Fristen und  Vorschriften, Vertrags- und Zeugnisausstellung
  • Vor- und Nachbereitung der Lohnabrechnung in enger Abstimmung mit dem Steuerberater
  • Rechnerische und inhaltliche Prüfung von Eingangsrechnungen
  • Unterstützung im Planungs- und Budgetierungsprozess
  • Periodische Berichterstattung (Monatsendauswertung, Quartalsberichte, Finanzberichte inkl. Dateneingabe und      Abweichungsanalysen) + Erstellung von Ad-hoc-Analysen/Zwischenauswertungen
  • Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse und Abläufe  (Qualitätsmanagement)
  • Priorisierung im Bereich der administrativen Tätigkeiten
  • Rechnungsprüfung und Freigabe
  • Datenbankpflege
  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Verantworten eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäftes  inkl.  Verfolgung von Vorgängen
  • Elektronische (und noch physische) Aktenführung und Archivierung
  • Organisation, Vorbereitung, ggf. Protokollerstellung und Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen
  • Kundenbetreuung und Kommunikation mit externen Partnern
  • Erstellung von Präsentationen
  • Nicht-wissenschaftliche Koordination von Projekten

 

Die Position umfasst ferner:

 

  • Vertretung im Sekretariat, d.h.:
  • Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung
  • Verwaltung und Beschaffung von Bürobedarf
  • Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
  • Interne und externe Terminkoordination und -pflege
  • Sichtung der zumeist elektronischen Eingangspost + Annahme von Telefonaten,
  • Sichern einer reibungslosen Kommunikation zwischen internen und externen Partnern
  • Empfang und Bewirtung von Besuchern, Repräsentation des Arbeitgebers nach außen
  • Schreiben von Korrespondenz nach Vorgabe
  • Recherchen im Internet/in Datenbanken
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen von Geschäftsreisen
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen

 

Berufliche/Fachliche Qualifikationen:

 

  • Abgeschlossene Ausbildung (z.B. HAK, HLW, kaufmännische Ausbildung, Abschluss B.Sc. im Bereich Finanzen/Controlling,  M.Sc BWL) und mindestens 2-jährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einem  Unternehmen des Gesundheitsmarkts (Klinik, CRO, etc).
  • Gute Kenntnisse einer Buchhaltungssoftware (z.B. BMD) inkl. sehr guter Anwenderkenntnisse in MS Office  (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
  • Sehr gute Kenntnisse moderner elektronischer Kommunikationsformen
  • Exzellente und sichere Beherrschung der deutschen Sprache und Rechtschreibung in mündlicher und schriftlicher  Kommunikation
  • Exzellente Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift, eine weitere Sprache ist von Vorteil
  • Fundierte Kenntnisse im Sekretariatsbereich von Vorteil

 

Ihre persönlichen Anforderungen:

 

  • Freude am Umgang mit Zahlen
  • Erfahrung in der wirtschaftlich orientierten Führung von Projekten
  • Selbstständige, strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise
  • Souveränes, repräsentatives und freundliches Auftreten
  • Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
  • Hohe Serviceorientierung, Humor und Authentizität
  • Interesse am Gesundheitswesen

 

Wir sind:

das unabhängige, inhabergeführte medizinisch-academische Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen zur Konzeption,  Planung, Durchführung und Analyse von präklinischen und klinischen Studien.

 

Wir bieten:

  • Modernen Arbeitsplatz in Vollzeit (40 h/w) in Berlin
  • Spannende Aufgaben in einer zukunftsorientierten Branche mit abwechslungsreichen Projekten im Bereich der klinischen    Forschung zur Umsetzung von Regularien und Gesetzen für modernste Innovationen
  • Engagiertes Kollegium
  • EDV-Ausstattung mit stetem Update
  • Etablierte Standardprozesse, Qualitätsmanagement und innovatives Denken
  • Strukturierte und gründliche Einarbeitung sowie Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Mög­lichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen umzusetzen
  • Vorteile sicherer Auftragslage durch zufriedene Stammkunden und stetige Auslastung des Büros
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege in etabliertem und langjährigem Team sowie wertschätzende Vorgesetzte,  die auf Augenhöhe kommunizieren
  • Selbstverständnis von Arbeit und Freizeit

 

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, nur gelegentlich außerhalb Regelbürozeiten

 

Die Vergütung erfolgt je nach Berufserfahrung und entsprechender Qualifikation.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Gehaltsvorstellungen und möglichem Eintrittsdatum schicken Sie bitte in  einer pdf-Datei elektronisch an die info_at_mediacc.de